集中力

仕事の生産性を高めるポモドーロテクニックのやり方

生産性の高い仕事
  • いつも時間通りに仕事が終わらない...
  • ポモドーロテクニックって何?
  • 聞いたことはあるけど具体的なやり方を知りたい!

といった疑問や悩みを解消します。

ポモドーロ・テクニックとは「生産性」をあげるために生み出された「時間術」のことです。

 

このテクニックを使うことで仕事や家事を完成させるまでの時間を短縮させることが出来ます

やり方自体はとてもシンプルなので、集中力と生産性を高めたい方はぜひお試しください。

 

本記事の内容

  • ポモドーロ・テクニックとは
  • ポモドーロ・テクニックの手順
  • ポモドーロ・テクニックのポイント
  • 得られるメリット

 

参考文献はこちら。

ポモドーロテクニックの基本

仕事をする女性

ポモドーロ・テクニックとは

ポモドーロ・テクニックとはズバリ「生産性」をあげるために生み出された「時間術」です。

これにより

  • 集中力の向上
  • モチベーションの維持
  • 仕事の質の向上

といった様々な効果が期待できます。

 

ポモドーロテクニックは次のような要素で構成されています。

  • 25分間の集中
  • 5分間の休憩

つまり25分間の集中と5分間の休憩を繰り返すのが基本となります

(以後、このセットのことを1ポモと呼びます。)

 

次からは具体的なやり方について見ていきます。

構成要素

まずはポモドーロ・テクニックの構成要素を説明します。

紙とペン、もしくはエクセルを用意したら次のことを一日の初めに書きましょう。

  1. 今日やること
  2. ①の優先度
  3. ①の見込みポモ
  4. ①の実質ポモ
  5. 予定外緊急案件
  6. 仕事の在庫リスト

 

「見込みポモ」とはそのタスクを終えるまでの予測ポモ数で、「実質ポモ」は実際に終えるまでに必要だったポモ数を指します。

5と6については後述します。

 

1-4のイメージはこのような感じです。

下の表は私の実際の「今日やることリスト」の抜粋です。

一日の初めにまずこれを作り、大まかな時間帯ごとの作業予定も下に作ります。

ポモドーロ・テクニック

 

ここまでエクセルで作ったら印刷しましょう。

ポモドーロ・テクニックの手順

次にポモドーロ・テクニックの流れを簡単に説明します。

基本的な流れはこちら。

  1. 1日の初めに「今日の計画」を立てる
  2. 優先度が高いタスクから取り組む
  3. そのタスクが終わったら表に横線を引く
  4. 実際にかかったポモ数を記録する

 

作業中のイメージはこちら。

実際は表を印刷しているので横線をペンで引いていますが、エクセルで表現するとこんな感じです。

 

ポモドーロ・テクニック実践

 

タスクが終了したらタスク欄に横線を引き、実際にかかった「ポモ数」を記録しましょう。

後で説明しますが「見込みポモ」と「実質ポモ」を比較することで時間管理能力が向上します

ルール①

ポモドーロ・テクニックにはルールがあります。

まずは計画を立てる場合のルールがこちら。

  • 5~7ポモになるものは分割する。
  • 1ポモは分割できない。

 

5ポモ以上になるタスクは分割しましょう。

例えば「資料作成A」の骨子作成に3ポモ、肉付けに4ポモといった具合です。

 

また、メールや電話対応など5分程度で終わるタスクを「0.2ポモ」といった具合に計画をするのはNGです。

そのような作業は「メール・電話」で1ポモ、というようにまとめて計画するのがコツです。

ルール②

次に実際に取り組んでいるときのルールがこちら。

  • 25分が経過するまでは休憩しない
  • 25分が経過したら必ず休憩する
  • 休憩中は作業をしない
  • 誰かに邪魔されたらノーカウント

 

15分で作業が完了しても休憩してはいけません。

残りの10分はほかの作業に時間を割きましょう。

 

また後述しますが上司から急に話しかけらたりし、作業が中断されることは多々あります。

作業がいったん中断されたらそのポモはノーカウントです。

 

中断した場合はまた最初から25分タイマーをセットして始めるのがルールです。

中断を防ぐためのテクニックは後述します。

 

ポモドーロテクニックのポイント

パソコン仕事

実質ポモの記録をする

ポモドーロ・テクニックの一番重要な点は「実際にタスクに要した時間を記録すること」にあります。

見込みのポモ数と実質ポモの比較・改善を繰り返すことで計画を上手に立てることが出来ます。

 

「計画通り」に作業が進まないと悩んでいる方は、自分の作業時間のモノサシがないことが原因です。

ポモドーロ・テクニックの実践でそのモノサシを手に入れましょう。

休憩に集中する

休憩時間は休むことに集中しましょう。

タスクについて考えるのもやめたほうがいです。

 

適度に休憩を挟むほうが生産性は上がります。

また、4ポモ(2時間)ごとに長めの休憩を挟みましょう。

目安としては20分程度です。

空白時間を予定に組み込む

計画を立ててもなかなか思うようにタスクは進まないものです。

そのため予め「空白時間」を設けましょう。

 

この空白時間は予期せぬ出来事に対処するための時間です。

予め不測の事態に対応するための時間を作っておくことで生産性が高まります。

 

筆者は1日2ポモ、午前と午後にそれぞれ組み込んでいます。

仕事の計画の正しい立て方はこちらにまとめています。

 

>>仕事の計画の正しい立て方

 

内的中断を減らす

オフィスで仕事

内的中断とは

内的中断とは例えば中断の原因が自らにある中断を指します。

例えば

 

「急にやらなきゃいけない仕事を思い出した」

「気になるスポーツ速報を見る」

 

といった具合です。

内的中断の防ぎ方

このような中断がおきたらひとまず「予定外緊急案件」もしくは仕事の在庫リスト」に書き込みましょう。

「予定外緊急案件」とは今日中にやらなければならないタスクのことです。

 

一方で「仕事の在庫リスト」は長期的にいつかはやらなければいけないタスクです。

作業中に必要タスクが思いついたら、ひとまずどちらかのリストに書きましょう。

 

こうすることで余計な考えを頭の外に出すことが出来、目の前の作業に集中することが出来ます。

外的中断を減らす

在宅ワーク

外的中断の防ぎ方

外的中断は上司やお話し好きの同僚などによる中断のことです。

外的中断に対しては勇気をもって対処しましょう。

 

  • 電話が来たら留守電にする。
  • 同僚が話しかけてきても「今は手が離せない」と断る。

 

といった具合です。

相手を待たせると嫌われるのでは?と心配するかもしれませんが、タスク終了後に敬意をもって相手の話に真摯に耳を傾ければ大丈夫です。

 

むしをやめるべきは、タスク中に相手の話を中途半端に聞いて後々ミスを起こすことです。

このような事を防ぐためにも勇気をもって外的中断を防ぎましょう。

ポモドーロテクニックのメリット

きれいな机

ポモドーロテクニックの実践は私たちに様々なメリットをもたらします。

主なメリットはこのような感じです。

  • 時間管理能力の飛躍的向上
  • 集中力の向上
  • ストレスの緩和
  • モチベーションの向上

人の時間感覚はいい加減(ちょっと余談)

少し余談になりますが、人の時間感覚はいい加減なものです。

3日で終わると思っていたタスクが2週間かかるなんてことはざらにあります。

 

これは誰しもが生まれつき備わっている感覚で「計画錯誤」と呼びます。

ある研究では学生たちに「この論文にかかる日数は?」と学生たちに予測させました。

 

学生の回答は平均27日でしたが、実際に終わるまでの平均日数はなんと56日だったのです。

つまり人間はタスクを終えるまでを2倍以上も甘く見積もる傾向にあるのです。

時間管理能力の飛躍的向上

ポモドーロ・テクニックの一番のメリットは「時間管理能力の向上」だと考えます。

それは「見込みポモ」と「実質ポモ」を記録しているからです。

 

私も初めのころは2つに乖離がありましたが、続けていくうちに見込み通りに終わるようになってきました。

「見込みポモ」と「実質ポモ」の比較改善作業により自分のタスク管理のモノサシが初めて作れます。

モチベーションの向上

デヴィッド・ゴールドマン博士によれば

「幸福になるカギは、いまという瞬間にどっぷり浸ることにある」

といいます。

 

つまり「集中の度合い」と「幸福感」は相関関係にあるということです。

皆さんが「楽しかった」「充実感があった」という時はいつですか?

 

集中力を高める方法を知りたい方はこちらにまとめています。

>>集中力を高めて目標達成するための7つの方法

 

その瞬間、おそらく皆さんは何かに集中してたと推測します。

「一日を充実したものにしたい」と考えている方はぜひポモドーロ・テクニックを実践し、集中力を高めてみてください。

 

きっといい一日にすることが出来ます。

まとめ

  • ポモドーロ・テクニックは生産性を高める時間術
  • 見込みポモと実質ポモを記録しよう
  • 2つを近づける努力がタスク管理のモノサシになる
  • 集中力の高さと幸福感は相関関係にある
  • ポモドーロ・テクニックはの実践は充実感につながる

 

参考文献はこちら。

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たなべ

超読書家。2019年に年間200冊以上の読書を達成。読書から得た知識を紹介している。主な読書のカテゴリーは「健康」と「目標達成」の2つ。

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